Forte de ses connaissances du monde digital et des contraintes liées à la sécurité et à la confidentialité des données, nos équipes peuvent intervenir sur des mandats et projets visant à améliorer votre quotidien.

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Nous faisons aussi des évaluations du niveau de maturité de vos processus de travail et de vos systèmes informatiques, mettant le doigt sur les points d'améliorations ou les risques liés à votre environnement ou à vos processus de travail.

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• Analyse

• Choix d'outils

• Mise en place des processus

• Optimisation

• Migration des données existantes

L'IA est couplée à vos dossiers, tout en respectant la sécurité et la confidentialité de vos données et documents.

Son utilisation est faite de manière guidée; nos formations et documentations vous permettront d’appréhender ce changement de paradigme avec sérénité et accompagné par des experts.

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L'IA ne remplace pas l'avocat. Intégrée de manière optimale dans votre plateforme, elle devient un assistant très efficace, libérant ainsi de précieuses ressources pour des tâches à réelle valeur ajoutée.

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Une digitalisation complète de votre environnement de travail vous permet d'exploiter la pleine puissance de ces nouveaux outils.

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Nous avons sélectionné pour les systèmes de gestion pour avocats les plus complets et modernes du marché. Nous collaborons étroitement en tant que partenaire afin de rester à la pointe de notre segment.

• Gestion des clients (CRM)

• Gestion des mandats 

• Gestion des échéances avec mise à jour de votre calendrier Outlook 

• TimeSheet 

• Gestion des tâches 

• Gestion des conflits d’intérêts 

• Accès à la GED  

• Facturation 

• Etat comptable 

• Enregistrement des clients sous forme de contact Outlook et interfaçage avec Teams 

• Dashboard et rapports divers sur vos activités
  
   

Le site Web fait partie intégrante de notre solution: il a pour objectif de vous faire connaître et de permettre à vos clients de réserver un entretien virtuel ou en présentiel avec vous.

• Accueil avec présentation du site 

• Présentation des avocats avec description détaillée 

• Prise de contact 

• Blog à disposition des avocats 

• Liens utiles 

• Réservation en ligne 

• Création des documents et des modèles 

• Recherche de documents 

• Enregistrement des documents depuis Outlook 

• Téléchargement d’un mandat (préparation d’audience) 

• Envoi de mails 

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• Gestion de la TVA 

• Déclaration d’impôts 

• Bouclement trimestriel et annuel 
   

Les factures et les notes de crédit professionnelles ainsi que les relevés de comptes seront transmis à la fiduciaire par l’avocat.  

Les services que nous proposons permettent de réduire drastiquement les tâches administratives, laissant un minimum d'opérations à la charge de l’avocat.      

Espace Services vous offre des prestations personnalisées pour vous soutenir au quotidien dans leur exécution.  

• Support premier niveau

• Formation 

• Assistance  

• Documentation détaillée 

Vos données (données clients, données de facturation, TimeSheet, agenda, tâches) sont stockées et sauvegardées dans Oracle Cloud, en Suisse.
 

Vos documents (correspondances, contrats, notes, procédures, pièces, mails, etc.) sont stockés et sauvegardées dans SharePoint auprès de Microsoft Azur, en Suisse également.
 

Pour des raisons de sécurité et de disponibilité, Espace Services effectue un backup hebdomadaire supplémentaire de vos documents; ceux-ci sont conservés sur une période de 10 ans. 

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Nos prestations incluent:

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• Backup de vos documents dans la GED 

• Backup des données stockées dans l’ERP 

• Backup de votre boîte mail professionnelle Outlook  

• Backup de votre OneDrive  

• Restauration à la demande en cas de perte ou de destruction involontaire de documents.
  
   

Espace Services s’appuie sur des sociétés qui ont développé leur expertise durant de nombreuses années et qui sont pour la plupart des leaders du marché et/ou des entreprises reconnues localement qui bénéficient de la confiance de nombreux clients. 

Les services techniques proposés sont donc fournis par des entreprises spécialisées dans leurs domaines respectifs. 

Une isolation permet de garantir l’étanchéité de vos données et documents.

L’ensemble des échanges avec Espace Services, quel que soit le support utilisé (mail, chat, téléphone) sont couverts par le secret professionnel. 

Nous nous engeons à traiter vos données personnelles avec toutes les précautions nécessaires afin de préserver votre confidentialité et votre sphère privée. Nous nous engageons à ne transmettre aucune information personnelle à des tiers ou des services externes. 

Nous prenons les mesures nécessaires afin de minimiser les risques de sécurité et d’accès à des données non autorisées.  

Un ordinateur préinstallé  de type Surface Pro équipé d’une souris vous sera fourni.  

Les logiciels préinstallés sont pris en charge par Espace Services. 
   

• Logiciels spécialisés (Site Web, ERP) 

• Licences bureautiques (Microsoft MS365) 

• Word 

• Excel 

• SharePoint 

• Outlook 

• Teams (téléphone en option) 

• Licences de backup 

Espace Services peut mettre à votre disposition ses compétences afin de personnaliser votre image et vous fournir un « Kit entreprise ». 

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Nous vous aidons à créer votre logo, vos cartes de visites et votre entête de lettre.

Nous pouvons aussi vous aider pour une présence accrue sur internet et les réseaux sociaux.